"Open Space" (Открытое пространство)

"Открытое пространство» больше всего похоже на плавание.

Вы можете прочитать все написанные о нем книги и говорить
о нем до хрипоты, но, чтобы сделать работу, вам нужно  

прыгнуть в воду. Давайте прыгнем!"

                                                                     Харрисон Оуэн

   

На чем строится открытое пространство? В “открытом пространстве” целенаправленно создаются условия для проявления способностей человека (людей) к самоорганизации. Теория изучения хаоса и исследования моделей самоорганизующихся систем дают однозначный ответ, почему “открытое пространство” жизнеспособно: “Порядок существует, так или иначе. — Order is for free”. Все комплексные системы имеют способность к самоорганизации. Именно этот феномен лежит в основе проведения мероприятий в формате “open space”.

        Когда исчезают механизмы структурирования и контроля — они замещаются самоорганизацией и самостоятельностью участников, которым предоставляется уникальная возможность для самоопределения, исходя из собственных потребностей, своего рабочего “ритма”, готовности брать на себя ответственность и влиять на происходящее вокруг и получать максимальную пользу для собственного развития. Структурируется лишь время и пространство для этого. И делается это при помощи четырех принципов, одного закона и одного предупреждения.

4 принципа “open space”:

1) Пришедшие сюда люди — это наиболее подходящие участники.
Это значит: я работаю,         разговариваю, обсуждаю, думаю с теми людьми, которые присутствуют. Я не думаю о тех, кто не пришел или не смог прийти. Я взаимодействую с теми, кто рядом со мной и могу положиться на них.

2) То, что происходит — это единственное, что может произойти.
Это значит: я концентрирую свое внимание на том, что происходит здесь и сейчас и имеет для меня значение. Все, что могло бы или должно было произойти, не имеет никакого значения. “Если бы да кабы — во рту выросли грибы!” Я открываю возможности, которые предлагаются мне сейчас, и отношусь к ним понастоящему: все, что происходит — это единственное, что может происходить.

3) Процесс начинается, когда приходит время.
Творчество, воодушевление, инновации, благодаря которым группа может добиться высоких результатов, не возникают по расписанию, нельзя заставить их появиться в определенный момент времени. Гениальное озарение,

креативный толчок или отличная идея рождаются не по заказу, поэтому я подстраиваюсь под ритм людей вокруг меня и могу спокойно ждать, что подходящий момент для этого проявиться естественным образом. Мы вместе шаг за шагом, прислушиваясь друг к другу, двигаемся в

этом направлении.

4) Если конец — то конец / Если не конец — тогда не конец.
Это значит: моим временем я распоряжаюсь продуктивно. Если обсуждение в группе подошло к логическому завершению и/или для этого понадобилось меньше времени, чем было запланировано, или обсуждать уже просто нечего, я сам определяю, что мне делать дальше с моим временем и энергией. Нет смысла “пережевывать все” по несколько раз. Я могу посвятить себя другим делам: пойти в другую группу, поработать самостоятельно над новыми проектами, обдумать новые идеи или просто отдохнуть. Если же заявленное время закончилось в самый интересный и увлекательный момент, то мы можем просто договориться о новом времени или продолжить разговор в другом месте.
Закон “open space”: голосование “ногами”
Это закон “двух ног”: если во время работы в малой группе вы видите, что ничему новому не учитесь и ничего не можете дать другим — действуйте сами, “голосуйте” ногами, ищите другие места и другие способы работы! Если я в группе скучаю, то я просто вытягиваю из нее энергию. В этом случае именно своим отсутствием я демонстрирую ей мое уважение. Этот закон может быть также хорошим лекарством против “умников” и “зануд”. Если закон “двух ног” соблюдается, то в “открытом пространстве” у участников появляется возможность побывать в двух ролях: “шмелей” и “бабочек”. “Шмели” являются образцом работоспособности и прилежания, разработчиками своих и предлагаемых идей. Они могут перелетать от одной группы в другую и, подобно переносу пыльцы с одного цветка на другой, переносить информацию и идеи, обогащая своим присутствием процесс групповой работы и внося в него разнообразие. “Бабочки” наоборот — нерешительны и неактивны, часто задают себе вопрос: “А что я, собственно говоря, здесь делаю?” Практически они создают вокруг себя пространство, в котором ничего не запланировано, и как раз по этой причине в нем может многое произойти. Они могут стать очень активными, если их “разогреть” и дать новые импульсы для работы. Поэтому, если вы видите “бабочку”, просто подойдите к ней, вы будете удивлены, как много неожиданного может произойти.
Предупреждение “open space”: Будьте готовы к сюрпризам!
Все, что вы знали до сих пор, старые идеи и любимые представления по теме, а также что правильно и что нет — на время мероприятия отложите в сторону. Принципы, закон и предупреждение “открытого пространства” нельзя сравнивать с правилами, придерживаться которых необходимо во время проведения привычных семинаров или воркшопов. Они скорее являются своего рода житейской мудростью, знакомой многим из нас. Поэтому они не ограничивают, а поддерживают баланс между ответственностью и энтузиазмом. Для использования формата “оpen space” необходимо, чтобы обсуждаемая тема соответствовала следующим условиям: 

1. Тема должна быть комплексной, решения проблемных вопросов в ней не должны быть известны заранее.

2. Тема должна быть актуальной — она должна “гореть в руках”.

3. Тема должна предполагать альтернативы и противоречия.

4. Группа участников должна быть гетерогенной. Эти предпосылки не всегда имеются в наличии, поэтому другие формы работы имеют также свое право на существование.
В то же время с увеличением скорости происходящих процессов изменений в организациях и сообществах растет количество поводов, когда технология “открытого пространства” является наиболее подходящим и эффективным способом в поиске ответов на вызовы времени и развития.

Как функционирует “открытое пространство”?

Важно отметить, что пространство для “open space” готовится предварительно, в нем нет столов, все информационные плакаты вывешиваются попериметру расположения участников, все рабочие зоны для работы малых групп и сервисцентр группы сопровождения также обозначаются и готовятся заранее. Отдельно вывешивается временной график работы и подготавливается доска для рынка идей, с указанием времени и места для работы малых групп. Они могут быть или отгорожены друг от друга переносными перегородками или располагаться в отдельных  помещениях, двери в которых постоянно остаются открытыми. Также в месте проведения “open space” организуется постоянно действующий буфет для кофепауз. Размеры помещения зависят от количества участников — это может быть огромный конференц или даже спортзал с множеством вспомогательных помещений или просторное помещение для работы небольшой

группы. Количество участников возможно от 5 до нескольких сотен и даже тысяч человек. Оптимальные сроки продолжительности “open space” находятся в промежутке от 1 до 3 дней в зависимости от количества участников и того, какие результаты от него ожидают.
I. В начале мероприятия присутствующие заняты тем, что в течение первых полутора часов разрабатывают совместный график работы. Каждый придерживается того, что для него интересно и важно. Сначала все садятся в круг, при количестве участников более 50 человек — в концентрирующие окружности. В центре круга располагается микрофон и небольшой коврик, на который выкладываются необходимые для последующей работы материалы.Для создания располагающей атмосферы на нем можно поставить вазу с цветами.
Мероприятие начинается с приветствия участников со стороны организаторов (до 5 минут). Затем слово передается ведущему “open spac”, который находится в центре общего круга и знакомит присутствующих с форматом “открытого пространства”. При этом он обращается к истории данной технологии; проговаривает и комментирует ее основные принципы, закон и предупреждение; озвучивает время, место и способ работы групп. После краткого введения и ознакомления с основными принципами и правилами работы все желающие имеют возможность выйти в центр круга, взять лист бумаги формата А3 и изложить на нем буквально в одном или нескольких предложениях то, что они считают наиболее актуальным аспектом в заявленной общей теме, что им ближе, за что они готовы взять ответственность и над чем они готовы поработать с другими. Допустимы все пожелания, даже если они и не полностью соответствуют общей теме мероприятия. Для формулирования своей идеи, предложения или запроса, ведущий дает участникам некоторое время (например, до 15 минут).
II. Далее каждый желающий получает возможность стать “созывающим” — заявить перед большой группой актуальную для обсуждения проблему в рамках общей темы и пригласить всех желающих к ее разработке. Для этого он подходит к микрофону — озвучивает свой лист и затем вывешивает его по своему усмотрению на доске для “рынка идей”. Доска может быть разбита на три или четыре сектора, соответствующих определенным временным промежуткам для работы в малых группах, каждый из них может быть зафиксирован в пределах от одного до полутора часов. Созывающий прикрепляет свой лист в подходящий для него временной сектор и прикрепляет к нему номер той рабочей зоны или помещения, в котором в это время может собраться созываемая им группа. В рабочей аудитории или зоне нет столов, стулья также расставляются кругом или по окружности, есть минимальный набор материалов, необходимый для групповой работы: флипчарт с бумагой, разноцветные карточки, маркеры и т.д. Таких помещений для общей группы количеством до 100 человек достаточно 6–8, они задействуются параллельно.
III. Когда задачи вывешены на доске для “рынка идей”, определены временные рамки работы, распределены рабочие аудитории, ведущий открывает “торг” и призывает участников зарегистрироваться там, где они хотели бы участвовать. Здесь происходит выбор подобный выбору на рыночной площади. Каждый участник подходит к вывешенным на доске идеям и отмечает своей фамилией те из них, в обсуждении которых он хотел бы принять участие. Если работа над некоторыми из заинтересовавших его тем будет проходить в одно и то же время, то он может: либо попробовать договориться с созывающим о переносе ее на другое время, либо стать “шмелем”, чтобы иметь возможность перелетать из группы в группу.
IV. После прохождения этого этапа группы самостоятельно приступают к работе. Ведущий желает всем “всего хорошего”, напоминает о времени вечернего сбора и прощается с участниками до вечера или до промежуточного сбора, если такой предусмотрен. С этого времени он, а вместе с ним и  команда сопровождения, невмешивается, а лишь наблюдает за происходящим. Их функция является именно поддерживающей по отношению ко времени и пространству и не более. Они могут копировать материалы, следить за состоянием рабочих зон, собирать чашки от кофе и т.п. Как утверждает философия “open space”: единственный способ разрушить “открытое пространство” — это верить в то, что происходящее в нем можно держать под контролем. Участники же сами распределяют рабочее время и определяют перерывы в заданных рамках. Некоторые группы работают вдвоем, впятером, другие могут состоять из 30 человек. Можно работать даже в одиночку, если к вам как созывающему никто не пришел — в отведенное время можно просто еще раз поработать на себя, причем не исключена вероятность того, что к вам может заглянуть при этом пролетающий мимо “шмель”. Некоторые участники довольнотаки часто выбирают эту роль и переходят от одной группы к другой, другие предпочитают роль “бабочки” и проводят большую часть времени в кулуарах. Многие участники, особенно в тех случаях, когда обсуждаемая тема действительно по-настоящему их волнует и привлекает, проводят заявленное время в выбранной группе “от и до”. Каждая группа сама подводит итоги своей работы, ведет протокол по заданной форме, который можно выдавать в сервис-центре или заранее разложить несколько экземпляров в рабочих зонах малых групп. Причем не обязательно, чтобы протокол вел сам “созывающий”, он может предложить сделать это кому-либо из участников группы. Протоколы заполняются в

свободной форме по принципу KISS (Keep it short and simple), то есть то есть “кратко, просто, ясно”, и сдаются в сервис-центр, где распечатываются в формате А3 и затем, по окончании работы всех секций, вывешиваются вечером (если мероприятие длится один день) или на следующий день на “доске новостей” (например, если мероприятие длится 1,5 дня). По окончании “open space” все участники получают подготовленную документацию, это можно сделать в тот же день по завершении работы, особенно если группа небольшая. Туда заносятся все протоколы (в оригинальном виде или набранном на компьютере), список участников с их координатами, сделанные фотографии, разработанный совместно график работы, а также другие документы и материалы, имевшие место в “открытом пространстве”. Если технической возможности для этого нет или же группа большая, то документация отсылается участникам спустя некоторое время после события, возможно также размещение и доступ к ней в интернете через сайт заинтересованной организации или учреждения. Если было запланировано, она служит также поводом для определения приоритетов, объединения родственных задач и разработки методов их осуществления. Поэтому “открытое пространство” не заканчивается работой в секциях.
V. Существуют различные возможности для подведения итогов работы — с помощью конвергентых групп, презентаций полученных результатов, структурированной рефлексии, планирования совместных действий после события и т.д. В качестве относительно свежего примера можно сослаться на “open space” в Гезеке, который проходил в течение полутора дней. Первый день помимо введения в “открытое пространство” и объяснения принципов работы был отдан непосредственно работе в малых группах и завершался непродолжительным “вечерним сбором”, во время которого в течение 15 минут любому из участников можно было дать разного рода объявления и обратиться с ними ко всем присутствующим. Итоги же работы были подведены на следующий день и структурированы следующим образом:

• утренний сбор: служит для объявления информации (до 15 минут);

• чтение протоколов: для обеспечения доступа к ним всех участников они вывешиваются по периметру самого большого помещения в увеличенном до А3 формате (до 45 минут);

• планирование конкретных действий: сначала каждому участнику дается до 7 минут времени для продумывания и фиксации на карточках важных мыслей, на которые его натолкнуло участие в “open space”, а потом в течение 13 минут их можно обсудить в парах. Затем дается еще почти 2 часа для того, что попытаться ответить на вопросы: какие из представленных идей или проектов могут быть реально воплощены в жизнь и какие первоначальные шаги для этого необходимо предпринять. В течение 10–15 минут  можно заявить об этих идеях, они снова фиксируются на листах формата А3 и вывешиваются на переносных досках по периметру всего зала, около них снова могут собраться заинтересованные участники и около часа работать в малых группах, затем краткое резюме полученных результатов, выводов или принятых решений презентуется в общем круге (для этого отводится до 20–30 минут в целом на все группы).

Таким образом, в противоположность к традиционным форматам проведения конференций в данном случае участники практически тут же на месте узнают, что существуют возможности для реальных действий. Осознавая свою ответственность, они могут обсуждать круг значимых задач, осуществлять совместное планирование деятельности и уважительно, учитывая ресурсы, обходиться с возникающими разногласиями, что доставляет им большую радость и удовлетворение от проделанной работы. 

Поэтому вместо заключения хочется просто сказать:

Добро пожаловать в мир “открытого пространства”! Там вас ожидает очень много сюрпризов.

Приложение:

                                                   Протокол работы в малой группе

                                                                       Open space: 

Общая тема: ............................................................................................................................................ 

Место: .....................................................................................  Дата: ....................................................

Вопрос/Интерес: ....................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................

Результаты / Рекомендации / Соглашения (сформулируйте, пожалуйста, кратко / просто / ясно):

................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................

Созывающий: .......................................................................................................................................

Участники: Время: ...............................................................................................................................
...............................................................................................................................................................

Где: ....................................................................................................................................................... 

Источник: Лабода Сергей, Технология “Open Space”, или Чудеса кофе-паузы в “открытом пространстве”.//Адукатар 2005 №2(5)

Ремарка к рубрике "Технологии" здесь.

Ремарка: мне пока не представилась возможность эту технологию использовать. Коллеги, поделитесь опытом проведения мероприятия по этой технологии: какие были нюансы, спорные моменты, положительные и отрицательные стороны